+31 (0)6-1273.7249 info@mcsv.nl

CTGB case

Over het Ctgb

Het College voor toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden (Ctgb) heeft als belangrijkste taak het besluiten op aanvragen over toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden. De organisatie bestaat uit het college en een secretariaat. Bij het Ctgb werken ongeveer 125 medewerkers met een meer dan gemiddeld hoog opleidingsniveau, waarvan een deel beperkte affiniteit heeft met ICT. Het Ctgb is een typische kennisintensieve dienstverlener met een grote afhankelijkheid van een goede informatievoorziening.

Om de beoordeling uit te voeren maakt het Ctgb gebruik van een meetlat: het zogenaamde toetsingskader. Dit is een verzamelnaam voor wet- en regelgeving, nationaal en internationaal beleid en wetenschappelijk-inhoudelijke richtsnoeren. Het vaststellen van deze regelgeving is een politiek proces.

In de beoordeling wordt berekend wat de mogelijke blootstellingen van stoffen zijn voor mens, dier en milieu. Vervolgens worden deze gegevens vergeleken met de veilige waarden. Zo worden de risico’s van gebruik van het middel in kaart gebracht en door het secretariaat een besluit voorbereid. Dit conceptbesluit wordt voorgelegd aan het college. Het college controleert het conceptbesluit op juistheid en neemt het besluit op de aanvraag (wel of niet toelaten). Tegen alle besluiten tot een toelating kan bezwaar worden aangetekend.

 

De uitdaging

In 2015 is het Ctgb gestart met een strategisch verbeter programma (Grip op Planning) om o.a. de manier van werken (Way of Work) te verbeteren. Hiermee wil de organisatie de voorspelbaarheid verbeteren en de output vergroten. Door meer en beter zicht op het werk kan capaciteit nog optimaler worden ingezet, de organisatie sneller bijsturen en kan er nog meer duidelijkheid naar de aanvragers worden geven.

 

De oplossing

Medio eind 2015 heeft het planning en workflowconcept meer handen en voeten gekregen. Door middel van een bucket (iteratieve) werkwijze kan werk sneller en beter worden verdeeld. Deze buckets kennen een vaste doorlooptijd en zijn gebaseerd op een teamsamenstelling en niet op een individu.

MCSV heeft in dit project o.a. de leverancier- en pakketselectie verricht die deze werkwijze beter ondersteund. Mede doordat het Ctgb een kennis-organisatie is en er vaak zeer veel onderlinge afhankelijkheden zijn om een opdracht rond te krijgen dient de tool niet leidend, maar puur ondersteunend te zijn. Het dient echter wel alle afhankelijkheden in het kader van de rapportage voorziening op diverse niveaus te ondersteunen.

Voor het eerst in zijn bestaan heeft het Ctgb gewerkt met een ‘aanbestedingsoplossing’ en daarbijbehorende opzet. Dit betekende diverse ronden waarbij leveranciers hun oplossing voor het probleem konden demonstreren. De applicatie geeft op basis van diverse criteria de prioriteiten aan voor de komende periode en dus ook bucket of iteratie. Daarnaast heeft ook ondersteuning in de vorm van coaching plaatsgevonden om enerzijds de manier van werken in de organisatie te laten aansluiten. Maar ook om de mindset van medewerkers op alle niveaus te verbeteren.

 

Het resultaat

Rond de zomer van 2018 is het programma formeel afgerond. Op dat moment maken teams hun dagelijkse werk fysiek inzichtelijk met behulp van scrum borden. Collega’s kunnen elkaar beter helpen en kennis wordt zo versneld overgedragen.

  • Het voordeel voor de Organisatie;
    • De organisatie is bewuster geworden, er wordt meer ruimte aan experts gegeven.
    • Mede door de vaste cadans is er meer rust in de organisatie. Er vindt bij de wetenschappelijk beoordelaars minder adhoc zijsturing vanuit o.a. het management en de projectleiders plaats.
  • Het voordeel voor de Medewerker;
    • Het team en niet een individu bepaalt wie wat wanneer doet, dit betekent dat medewerkers elkaar sneller inwerken en werk sneller wordt overgedragen
    • Er is meer verbondenheid en een breder gedragen verantwoordelijkheid
    • De voorspelbaarheid is vergroot aangezien de planning in kleinere stukken is geknipt.
    • Wel is er meer discipline (b.v. voor het juist en tijdig invullen van systemen en het overdragen van kennis aan je collega’s ) nodig
  • Het voordeel voor de systemen;
    • Door inzet van een ‘standaard’ oplossing die toch op maat is te configureren wordt meer en sneller inzicht verkregen in mogelijke knelpunten als bijvoorbeeld doorlooptijden over teams.
    • Mede door eenvoudige configuratie van de applicatie is voorkomen dat planningskennis bij een individuele medewerker bekend is.
    • Door meer verschillende data te verzamelen en te koppelen is een beter inzicht verkregen.
    • Systemen en hun leveranciers moeten meegaan in de snelheid van veranderen. (Adapt to change)

‘De Bucket’ staat symbool voor het ‘iteratief’ werken.

Gerelateerde Case studies

Meer weten over deze case study?

©2017MCSV KvK 30238766, BTW nr. NL176164820B02

Bekijk hier de MCSV Algemene Voorwaarden 1.0

Petrarcalaan 29
3533 CP Utrecht
info@mscv.nl
+31(0)61273.7249

Share This